高效的會議是解決問題的，而不是給你來浪費的！
添加時間：2018-01-30 10:20:11
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當(dāng)我們確定了決策方向，就需要開會討論可執(zhí)行的方案了，一場有效果的頭腦風(fēng)暴能夠使思想火花四濺，使團隊成員們能夠掌握清晰的工作計劃和明確的方向，推進決策的執(zhí)行。但一場平庸的會議著實浪費時間，成員們也就很難想出絕佳的點子，而會前做好準(zhǔn)備能夠讓一場頭腦風(fēng)暴發(fā)揮其應(yīng)有的作用。下面總結(jié)導(dǎo)致會議失敗的四種情況，避免這些錯誤能讓你更好地組織一場會議。
一、缺乏規(guī)劃
成功的會議都不是偶然發(fā)生的，它們都是前期精心策劃的結(jié)果。會議前一定要明確定義所有的目標(biāo)以及創(chuàng)建一個詳細的議程。可以適當(dāng)安排自發(fā)討論的空間，但要確保有一個整體的會議議程，這將有助于確保實現(xiàn)你的會議目標(biāo)。
接下來，花時間考慮一些基本的組織工作，如座位安排、電源插座和PPT講義等補充材料；提前幾天讓會議發(fā)言者提供內(nèi)容大綱，既可以讓你根據(jù)內(nèi)容調(diào)整內(nèi)容，也可以避免出現(xiàn)太意料之外的事情。制定一個會議經(jīng)常需要使用的項目清單，并在每次會議之前進行檢查。
二、沒有指定的會議主導(dǎo)者
如果沒有一個主導(dǎo)會議的負責(zé)人，會議內(nèi)容很容易跑偏，浪費時間。指定一名會議的主導(dǎo)者，可以讓會議沿著設(shè)立的明確方向進行，減少無關(guān)話題的討論，促進積極的討論和安排后續(xù)活動。
三、未能預(yù)料會議爭端
在會議上經(jīng)常會討論一些有爭議的話題，為了避免潛在不愉快的反應(yīng)，可以在會前讓團隊中最直言不諱或最有影響力的成員舉行一些一對一交流，以此評估真正會議時可能的出現(xiàn)的狀況。無論你是否處于同一情況下，你都能更好地預(yù)測和準(zhǔn)備問題和意見，以防止被打個措手不及。
四、沒有后續(xù)行動
如果沒有人做會議記錄和概述后續(xù)任務(wù)，那么會議開的再成功也將毫無價值。因此，應(yīng)該安排一位會議記錄員，讓他在會議結(jié)束后向所有參會者發(fā)送電子郵件概述會議總結(jié)。同時，會議主導(dǎo)者也應(yīng)該在會議中記下會后需要完成的任務(wù)，并在結(jié)束時將任務(wù)具體分配好和設(shè)定完成的截止日期。
