在公司的日常工作中開會(huì)是不可或缺的部分，許多員工都抱怨開會(huì)已經(jīng)成為工作的負(fù)擔(dān)，而許多領(lǐng)導(dǎo)也發(fā)現(xiàn)公司許多部門把開會(huì)變成了茶話會(huì)。今天自身HR就為大家來講講如何把部門會(huì)議的效率提升一個(gè)檔次！
首先要明確部門會(huì)議的作用，一般來說公司部門會(huì)議主要是為部門內(nèi)部工作做出計(jì)劃或者是協(xié)調(diào)的平臺(tái)，參會(huì)人員大多數(shù)時(shí)候只有部門內(nèi)部成員，有時(shí)也有工作協(xié)作部門的同事或者領(lǐng)導(dǎo)出席。
部門會(huì)議由于比較特殊且發(fā)生頻率高，所以經(jīng)常會(huì)成為一些部門成員閑談聊天的“茶話會(huì)”，有些部門開會(huì)的理由竟然是根據(jù)部門負(fù)責(zé)人的心情。當(dāng)然也有些部門負(fù)責(zé)人抱怨部門會(huì)議解決不到問題、或者開著開著就超時(shí)了。
其實(shí)提升部門會(huì)議的效率，要做到以下幾點(diǎn)：
1.明確會(huì)議討論的主題以及主題的數(shù)量
部門會(huì)議大多是根據(jù)工作內(nèi)容而進(jìn)行了的，在會(huì)議開始之前部門負(fù)責(zé)人需要提前將討論的內(nèi)容羅列出來。在這里要注意的是，一個(gè)會(huì)議并不會(huì)解決所有的問題，所以應(yīng)該適當(dāng)?shù)目刂埔粓?chǎng)會(huì)議討論主題和內(nèi)容的數(shù)量，否則會(huì)影響會(huì)議的質(zhì)量也會(huì)讓員工厭煩；在有分歧的時(shí)候可適當(dāng)改變討論話題。
我們經(jīng)常在部門會(huì)議中遇到團(tuán)隊(duì)內(nèi)部在工作內(nèi)容、工作方法、工作進(jìn)程甚至是工資待遇等方面的發(fā)生激烈的討論，這個(gè)時(shí)候不妨將這些有爭(zhēng)議的問題放下，先將大家容易達(dá)成一致的議題通過，將分歧大的問題留作之后解決。
2.會(huì)議前最好規(guī)定下會(huì)議時(shí)間
許多部門負(fù)責(zé)人都會(huì)覺得一開會(huì)就超時(shí)，在這里建議大家提前做好會(huì)議的時(shí)間預(yù)估。在快到時(shí)間的時(shí)候放棄不重要的內(nèi)容，加快推進(jìn)需要決定和重要的事項(xiàng)。如果沒有時(shí)間限制，那么一些部門的會(huì)議就會(huì)變的“又臭又長(zhǎng)”，而且與會(huì)人員的積極性和注意力也會(huì)出現(xiàn)問題。
3.培訓(xùn)類會(huì)議要在會(huì)后繼續(xù)加深
許多部門的培訓(xùn)會(huì)議的培訓(xùn)人想讓所有員工在會(huì)上將問題掌握，其實(shí)這是不科學(xué)的，培訓(xùn)類會(huì)議的作用是讓大家了解這個(gè)事情，而會(huì)后的復(fù)習(xí)和提升才是員工掌握培訓(xùn)內(nèi)容的關(guān)鍵。所以培訓(xùn)人應(yīng)該在會(huì)議上布置會(huì)后內(nèi)容，不可將所有的希望和精力都放在培訓(xùn)會(huì)議上。
做到以上幾個(gè)方面可以有效地提升部門會(huì)議的效率，讓部門的各項(xiàng)工作更加明晰！
